Prof. Dr. Frank Himpel (Logistik-Experte) und Stefan Märzinger (HIS-Experte)

Prozesse sind Ablauffolgen, denen wir im täglichen und beruflichen Leben immer wieder begegnen. Das kann uns bewusst sein, oder auch nicht.

HIS-Experte Stefan Märzinger (mit Gastbeitrag von Logistik-Experten Prof. Dr. Frank Himpel) erklärt im Video, was man über Prozesse wissen sollte.

Einführende Beispiele

  • Der Verkehrsfluss durch eine Stadt: In diesem Prozess werden die Verkehrsteilnehmerinnen in ihren Autos über eine gemeinsam genutzte Verkehrsinfrastruktur geführt.
  • Das Einkaufen im Supermarkt: Bei diesem Prozess wird eine Einkaufsliste abgearbeitet und während des Ganges durch den Supermarkt die benötigten Produkte in den Einkaufswagen gelegt.
  • Der Blutkreislauf im menschlichen Körper: Bei diesem Prozess werden alle Organe des menschlichen Körpers mit dem nötigen Sauerstoff versorgt, wobei das Herz und die Lunge von zentraler Bedeutung sind.
  • Wenn Prozesse so ablaufen, wie sie ideal ablaufen sollen, merken wir den Prozess häufig nicht. Er ist unbewusst. Aufmerksam werden wir meist erst, wenn einmal etwas nicht so läuft, wie es sollte. 
  • Der Verkehrsstau ist ein Beispiel dafür.
  • Wenn nur eine Kasse zum Bezahlen im Supermarkt geöffnet ist ein Weiteres.
  • Bei Bluthochdruck wird uns dieser körperliche Prozess erst bewusst.

Betriebliche Prozesse

Auch in Betrieben laufen natürliche Prozesse ab, wie zum Beispiel der Produktionsprozess. Wie kommt es von einer Produktidee beziehungsweise einem Kundenauftrag zum fertigen Produkt?

Bei der Analyse solcher Prozesse haben wir es mit arbeitsteiligen Systemen zu tun, bei denen häufig viele Menschen in unterschiedlichen Abteilungen an der Herstellung eines Produkts arbeiten. Dieses arbeitsteilige Bearbeiten eines Produktionsprozesses führt mitunter dazu, dass einzelne Teammitglieder den Blick für das Ganze verlieren. Das ist aus Sicht des Betriebs nicht optimal, weil es zu Insellösungen kommen kann, die ökonomisch ineffektiv sind. Diese Ineffektivität hat eine Dimension bezogen auf das Unternehmen und eine Dimension bezogen auf seine Mitarbeiterinnen. Unter Insellösungen versteht man in diesem Kontext Unternehmenssituationen, in denen die Ziele und der Einsatz von Mitarbeiterinnen nicht aufeinander abgestimmt sind. Der Nachteil solcher Insellösungen liegt darin, dass zum einen höhere Kosten für das Unternehmen und niedrigere Effektivität im Unternehmens-Flow entsteht. Zum anderen führen Insellösungen häufig dazu, dass die Arbeitsleistung von Einzelnen nicht oder nicht richtig wertgeschätzt wird, und so mittelfristig auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz beeinträchtigt wird. 

Prozessmanagement zur Überwindung von Insellösungen

Um diese Insellösungen in betrieblichen Prozessen zu vermeiden, gibt es zwei Ansatzpunkte. Beide zielen darauf ab, etwas über Prozesse und über die Verflochtenheit und wechselseitige Abhängigkeit von Mitarbeiterinnen im Unternehmen über Abteilungsgrenzen hinweg zu lernen. Die Notwendigkeit des interdisziplinären Lernens über Prozesse betrifft alle Organisationsmitglieder gleichermaßen. Mitarbeiterinnen und Führungskräfte unterscheiden sich aus Sicht des Unternehmens durch unterschiedliche Entscheidungsbefugnisse. Aus der Sicht von Einzelnen unterscheiden sich beide Gruppen häufig zusätzlich auch durch die Art und Weise, mit der Führungskräfte ihre Teams motivieren. Motivation und Zufriedenheit sind zwei Seiten ein und derselben Medaille.

Insellösungen lassen sich durch 

  • Simulation und 
  • Planspiele 

nachhaltig auflösen.

Simulation

Foto: Adobe Stock

Durch die Simulation betrieblicher Abläufe lassen sich für alle Mitarbeiterinnen transparent Ursachen und Wirkungen ihres Tuns aufzeigen. Simulationen ermöglichen gemeinsames Lernen und Verstehen der Prozesse und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl des Unternehmens.

 Durch dieses bewusste Aufbauen von Prozessverständnis wird die Prozesshandhabbarkeit verbessert und so die Mitarbeiterinneneffektivität und Mitarbeiterinnenzufriedenheit erhöht. Das führt zu einer übergreifenden Optimierung auf Grundlage eines gemeinsam geteilten Verständnisses.

Planspiele

Foto: Adobe Stock

Bei betrieblichen Planspielen und sogenannten Management-Games nehmen Mitarbeiterinnen unterschiedliche Rollen ein, um die Sicht des jeweils anderen verstehen zu können. Das führt zu einer hohen Kohäsion aufgrund eines optimalen Verständnisses der arbeitsteiligen Situation. Das gemeinsame Erleben und Lernen voneinander, miteinander und übereinander fördert Kohäsion und Lokomotion.

Dieses Erleben wird von Menschen als ein emotionales Geschehen interpretiert. Da es bei diesen Planspielen nicht richtig oder falsch gibt, ist das Lernen angstfrei und somit werden höhere Mitarbeiterinnenpotenziale freigesetzt. Da das Lernen des Einzelnen einen positiven Effekt auf sein Entscheidungsverhalten bewirkt, profitiert auch das Unternehmen von einer höheren Entscheidungssouveränität der Mitarbeiterinnen.